以电子方式整理一大堆记着电话号码的纸片，猛然发现老板的老公的名字，保留许多客户的业务电话记录等等，所有这些都能在同一个程序中进行，这是不是很“酷”？使用 Outlook 2000 和 Access 2000，您能够以前所未有的轻松方式掌握联系人信息！两种程序都提供了各种实用而方便的功能，但根据您的需要，某些独特的功能可能会在某一方面起决定作用。

Outlook 和 Access 的相同功能

Outlook 和 Access 是管理私人和商务联系人信息的优秀程序。它们都具有以下优点：

• 将所有联系人信息保存在一起，例如姓名、电子邮件地址、街道地址、多个电话号码以及其他与联系人相关的信息（例如生日、配偶姓名或周年纪念日）。
• 搜索、查看、分组、排序和筛选联系人信息。
• 控制联系人列表的访问权限。
• 允许多个用户同时使用联系人列表。
• 为将来与联系人有关的活动设置提醒。
• 保存所有电话时间和主题的永久记录。
• 单击按钮即可将电子邮件发送给任何一个联系人。
• 打印带有联系人信息的标签或信封（邮件合并）。
• 将联系人列表导出到其他程序，包括两者之间的导出。

Outlook 的独特功能

除了两种程序共同具有的联系人信息功能之外，Outlook 还具有以下功能：

• 从任何打开的联系人中，单击“显示地址图”按钮以在您的 Web 浏览器中启动自动地图，然后访问 Microsoft Expedia? 网站，那里有一个免费服务可以绘出美国境内任何地址的地图。
• 在工具栏上的“查找联系人”框中键入联系人姓名可以找到并打开联系人。
• 右键单击联系人列表中的某个联系人可以安排会议请求或任务请求。
• 在“联系人”文件夹中为选择联系人创建通讯组列表。
• 为联系人文件夹和日历设置特定的共享权限。
• 将联系人列表从其他程序（例如 Access）导入 Outlook 时，可以选择不导入重复项。
• 将联系人列表下载到个人掌上计算设备。
• 使用电子邮资程序。

Outlook 还能自动执行以下功能：

• 电话号码套用格式，使电话列表具有更好的易读性、一致性和准确性。

Access 的独特功能

通过随时可用的“联系人”数据库，Access 提供了以下独特的联系人信息功能：

• 预览并打印各类报告，例如按字母顺序排列的联系人，或按时间顺序排列的每周电话记录、提醒信息等。
• 通过“设置安全机制向导”应用用户级安全机制，以控制对联系人数据库的访问。
• 使用“Access 标签向导”直接从程序中打印带有联系人信息的标签和信封。
• 只需点击按钮即可直接从 Outlook 中快速导入联系人。

?注释???导入联系人时 Access 会发出警告，提示您将导入所有联系人。这意味着如果某个联系人已经存在于 Access 数据库中，则导入后就会有一个重复项。

功能比较

更多信息

如果想了解有关维护联系人列表的更多信息，请在“Office 助手”中或者在 Outlook 2000 或 Access 2000 帮助窗口中的“应答向导”选项卡上键入“管理联系人”，然后单击“搜索”。

在 Outlook 中还可以搜索以下特定的主题：

• 从其他 Office 程序导入联系人列表或文件
• 安排和跟踪约会及其他日期
• 为联系人设置提醒
• 设置文件夹的共享权限

同样，在 Access 中也可以搜索以下特定的主题：

• 创建邮寄及其他类型的标签
• 从 Microsoft Outlook 导入数据
• 使用“设置安全机制向导”保护数据库
• 使用用户帐户和组帐户