您是否曾听人说：“我们今天 3:30 要开会？我从没见过会议请求！”无论是安排会议日程还是出席会议，您都可凭借下列会议请求应做与禁做事项使它顺利地按时进行：

• 做出选择 接受或谢绝收到的每个会议请求，或者将其接受为暂定，尤其是在请求是对先前所接受会议请求的更新的时候。通过做出选择，可以使会议组织者及时得知您的决定，您也可以防止误删需要出席的会议。如果您需要出席会议但又无法在会议排定的时间出席，可以建议新的会议时间。

  请勿尝试彻底删除会议请求，因为这是令会议“消失”的途径之一。

• 发送更新 在修改了一个您自己的会议请求后，要记得单击“发送更新”将更新的请求发送给所有收件人。
• 取消单个会议 如果您需要取消会议，则应当将取消通知发送给您邀请的每个人。从日历中删除会议，单击“发送取消通知并删除会议”，然后将取消通知发送给您邀请的每个人。
• 取消定期会议 如果作为会议组织者的您要结束一系列定期会议，请在日历上打开这些会议，设置新的结束日期，然后发送更新。这会使以前的会议保留在每个人的日历上，但会将结束日期之后的会议删除。
• 更改会议组织者 如果要将定期会议的组织者更改为新组织者，则将无法重新分配会议的所有权。最初的组织者应当发送一个带有新结束日期的更新 — 过去的会议仍保留在每个人的日历上，但是结束日期以后的会议将被删除。新的会议组织者应当针对将来的会议发送新会议请求。
• 防止会议消失 如果您在两台计算机上运行 Outlook，并且在使用其中一台时接受了会议，请不要从另一台计算机的收件箱里删除会议请求。如果请求仍在那里，请再次接受它。在一台计算机上接受会议请求后又在另一台计算机上删除它可能导致会议从日历中消失。
• 从收件箱处理会议请求和更新 请总是从收件箱接受或谢绝会议请求。是的，Outlook 允许您从日历上的会议时间段接受或谢绝会议，但那可能会使会议请求留在您的收件箱中。将会议请求留在收件箱中在将来可能会令您产生困惑，而且肯定会让您指定的任何代理?（代理：某人被授予权限打开另一个人的文件夹、创建项目以及响应对此人的要求。授予代理权限的人决定代理可访问的文件夹以及代理可进行的更改。）不知道您是否接受了会议。
• 在别处保留会议便笺 作为与会者，请避免在日历中将自己的私人便笺添加到会议请求的正文中。如果组织者更新了会议，您的便笺会丢失。
• 不要移动会议请求 在接受或谢绝请求前，或在会议出现于日历中以前，不要将会议请求从收件箱移动到别的文件夹。

  在会议请求到达收件箱后不久，就会有一段 Outlook 代码（别称“sniffer”）自动将会议添加到日历中并将其标记为暂定。这是一个预防措施，使您在没有看到收件箱中的请求时不致错过会议。但是，sniffer 不会答复会议组织者。您仍需要通过接受、接受为暂定或谢绝请求来答复。

  如果您或您创建的规则不等 sniffer 处理传入的会议请求就将请求从收件箱移走，会议就不会出现在日历中，您可能错过会议。
• Adrienne 也能来吗？ 如果您接到会议邀请，并且相信某人也应该出席，请不要将会议请求转发给这个人，而是要求会议组织者将这个人添加到与会者列表中，然后向每个人发送更新的会议请求。这既可以避免让组织者接待不速之客，也有助于防止遗漏会议请求。
• 总是可以再添一个 如果您是会议组织者，在发出原始会议请求后希望再邀请一个人，可将其添加到原始会议序列或事件的与会者列表（“收件人”行）中，然后向所有与会者发送更新。
• 将约会转换为会议请求 如果您要基于日历上的约会创建会议，请打开该约会，单击“邀请与会者”，然后选择要邀请的人。这会将约会转换为会议请求。
• 正确删除 如果您收到会议取消通知，请单击“从日历中删除”从日历中删除该会议。从收件箱删除取消通知不会将会议从日历中删除。
• 尽量不要更改现有与会者列表 假设一个人的姓名在某个会议请求的与会者列表中出现了两次。如果您删除其中一个姓名，然后对“删除或添加的与会者”发送会议更新，则这个人会收到取消通知。同样，如果对“所有与会者”发送会议更新，这个人会同时收到取消通知和更新。
• 小心处理 DL 尽量避免对通讯组列表 (DL)（尤其是您所属的通讯组列表）发送会议请求。如果需要邀请通讯组列表的所有成员，请在发送请求之前在“收件人”行中展开通讯组列表。如果需要在已经发送到未展开的通讯组列表的会议请求中添加或删除与会者，请不要展开通讯组列表开始添加或删除姓名，而是应取消会议并创建一个新请求。
• 不要自动接受请求 如果您授权一个或多个代理访问您的日历，或者如果您对别人的日历有代理访问权，请关闭自动接受会议要求。通过关闭自动接受，可避免与代理工作流有关的问题。
• 避免日历混乱 要让别人了解您的日程或让他们知道您计划何时外出，请不要发送会议请求或转发约会（这样会将您的一部分日程显示在他们的日历上，从而遮蔽他们的部分日历），而是应该与他们共享日历。

  如果您不希望共享日历，仍可使用会议请求让别人知道您何时外出。在发送会议请求前，请将“时间显示为”设置为“闲”，这样它就不会将您外出的时间在别人的日历上显示为“忙”或“外出”。

  那么，如果有人发来会议请求或约会，将我的部分日历遮蔽了怎么办？如果您接受了项目?（项目：项目是在 Outlook 中保存信息的基本元素（类似于其他程序中的文件）。项目包括电子邮件、约会、联系人、任务、日记条目、便笺以及投递的项目和文档。），请将项目中的“时间显示为”设置为“闲”。

• 如果您不想接收会议请求响应... 通常，最好提前知道谁计划出席您安排的会议。默认情况下，Outlook 会议请求会要求您邀请的每个人作出答复。您可选择不接收对会议请求的回复，但那样就不会知道谁接受、谁接受为暂定或谁谢绝请求。

  但如果您安排的是大型会议或活动，而您不愿从邀请的每个人那里接收答复，请在发送会议请求前禁用“请求响应”选项。